Von Funktionsanfrage bis Fehlermeldung: Dein direkter Draht zu unseren Entwicklern

Was ist der Service-Desk?

Den Service-Desk stellen wir unseren Kund:innen zur Verfügung, um ihre Anfragen zu neuen Funktionen, Anpassungen oder Fehlermeldungen zu sammeln und zu bearbeiten. Mit den sogenannten Tickets können sie ihre Anfragen mit Wünschen oder Anmerkungen direkt an uns übermitteln und jederzeit deren Bearbeitungsstatus nachvollziehen.

Warum braucht es einen Service-Desk?

Ganz einfach: Mit unserem Service Desk haben unsere Kund:innen jederzeit die Möglichkeit, uns mit ihren Anfragen zu kontaktieren. Außerdem bleiben alle Beteiligten – sowohl die Nutzer:innen als auch unsere Entwickler:innen – zu jeder Zeit ganz transparent über den Bearbeitungsfortschritt der Ticketanfragen im Bilde. Es verschwinden also keine Anfragen mehr in übervollen E-Mail-Postfächern, undokumentierten Telefonaten oder handschriftlichen Notizen.

Die Macht der Tickets

Egal ob verantwortliche:r Bearbeiter:in, Priorisierung oder Kommunikationshistorie – alle wichtigen Informationen zu den Anfragen finden sich in den Tickets wieder. Wenn eine neue Anfrage entsteht, zum Beispiel eine Fehlermeldung oder ein Anpassungswunsch an der Software, können ganz leicht neue Tickets über "Ticket hinzufügen" erstellt werden.

Jedes Ticket enthält Informationen wie die Bearbeitungsreihenfolge, den Titel, den aktuellen Status, das letzte Bearbeitungsdatum, den Autoren, wer dafür verantwortlich ist, und die Priorität. Damit entsteht für alle Beteiligten eine klare Übersicht über den Fortschritt der Ticketanfragen. Was es allen Beteiligten leichter macht, auf dem neuesten Stand zu bleiben und den Projektstatus zu verfolgen.

Bearbeitungsreihenfolge

Die Bearbeitungsreihenfolge der Tickets lässt sich einfach auf der Startseite über den Button auf der rechten Seite "Bearbeitungsreihenfolge anpassen" ändern. Nutzer:innen können die Prioritäten flexibel anpassen und damit sicherstellen, dass dringendere Anliegen sofort bearbeitet werden. Zusätzlich ermöglichen die Filteroptionen die Tickets nach Status, Verantwortlichem und Priorität zu ordnen und zu durchsuchen, was den gesamten Organisationsprozess weiter vereinfacht.

Das ist ideal, um den Überblick über die Tickets zu behalten und die Bearbeitung effizient zu steuern – sowohl für unsere Kund:innen als auch für uns als Team.

Kommunikation

Darüber hinaus nutzen wir das Ticket-System, um sämtliche Kommunikation zur Anfrage zu speichern. Fragen können direkt im Ticket gestellt werden, selbst telefonische Absprachen dokumentieren wir dort, was eine zentrale Informationsquelle für alle Beteiligten schafft. Wenn ein Kommentar verfasst wird, bekommt die andere Person direkt eine Benachrichtigung – eine nahtlose Interaktion.